Early Investment in Video Production Pays Off for Japanese Accounting Firm During Pandemic
Práticas contábeis robustas e comunicações por vídeo de alto nível são conceitos que não costumam ser usados na mesma frase. No entanto, para a Federação Nacional TKC, um dos maiores grupos contábeis do Japão, o domínio desses dois princípios equivale a uma receita para o sucesso. E isso nunca foi tão verdadeiro quanto durante a pandemia global de 2020.
Reconhecendo o uso potencial do vídeo desde o início, a empresa, com aproximadamente 11.400 contadores fiscais e contadores públicos certificados, conseguiu manter a entrega de informações oportunas a clientes e funcionários enquanto todo o país estava em meio à turbulência causada pela pandemia.
A adoção de uma iniciativa de comunicação por vídeo, bastante avançada para a época, reflete fortemente as crenças fundamentais de Masaharu Iizuka, presidente emérito da TKC Corporation com sede na cidade de Utsunomiya, que valoriza muito a comunicação eficaz e o fornecimento de informações críticas rapidamente.
A adoção e implementação de técnicas de produção de vídeo ao vivo serviram para alcançar a visão estabelecida pelo Sr. Iizuka.
“Começamos a trabalhar com vídeo desde 1998, quando ainda estávamos na rede ISDN, e reconhecemos a eficácia do vídeo desde o início”, diz Naoki Kanamori, Gerente Geral do Departamento de Planejamento de Investimentos em TI, Centro de Engenharia de Sistemas na Sede da TKC Tochigi. “Desde o seu lançamento, promovemos ativamente o uso de materiais visuais, como tabelas e gráficos, e o uso de cores.”
TriCaster® adotado para promover a produção de vídeo interna
A TKC, que vinha divulgando informações por meio de vídeo há mais de uma década, instalou o NewTek TriCaster® 40 em 2014 para aprimorar seu serviço, convertendo vídeos distribuídos em arquivos MP4.
“Introduzir um sistema de produção de vídeo em grande escala foi uma decisão difícil para nós, amadores, por assim dizer, mas de olho no futuro, pensamos que precisaríamos do conhecimento para produzir nossos próprios vídeos. Hoje, essa decisão se mostrou ser a correta”, disse Kanamori.
O Sr. Kanamori e outros autoproclamados “amadores da produção de vídeo” avançaram na operação manual. “Reduzimos as funções e os botões usados ao mínimo necessário e fizemos vários esforços para criar um vídeo dentro das operações limitadas”, afirmou.
Depois de usar o TriCaster 40 com sucesso por cinco anos, o equipamento foi atualizado em 2019 para o mais recente modelo de sistema de produção de vídeo portátil da NewTek, o TriCaster TC1. A empresa agora está divulgando informações por vídeo para seus membros a uma taxa de mais de uma produção por dia, quando ocupada.
“O investimento inicial não era exatamente barato, mas não conseguíamos acompanhar o ritmo atual de disseminação de informações se tivéssemos que alugar equipamentos e chamar nossa equipe técnica sempre que precisássemos fazer um vídeo. O desastre do coronavírus requer uma grande quantidade de transmissão de informações importantes para pequenas e médias empresas, que compreendem nossos membros e clientes. Conseguimos atender a essas necessidades graças ao fato de termos começado a trabalhar na produção de conteúdo de vídeo por conta própria desde o início", continuou Kanamori.
Produção de conteúdo para vídeos de treinamento em grande escala no Iidabashi Studio
Atualmente, há um TriCaster TC1 na sede em Utsunomiya e dois no Iidabashi Studio em Shinjuku, Tóquio.
“Basicamente, filmamos e gravamos seminários realizados na sala de treinamento, os editamos e os fornecemos sob demanda. Em alguns casos, transmitimos feeds de vídeo ao vivo diretamente para monitores em outros locais", disse Kanamori.
A sala de treinamento está equipada com duas câmeras montadas no teto, que podem ser trocadas a qualquer momento. Como regra geral, as câmeras não são operadas manualmente, mas têm as posições pan-tilt—zoom (PTZ) configuradas com antecedência. Cada uma das predefinições é selecionada com um único toque da unidade de controle.
O conteúdo do vídeo é simples, consistindo em uma foto do palestrante tirada de câmeras fixas e material de treinamento exibido em telas de PC capturadas via NDI®. O NDI é um protocolo gratuito que permite que sinais de vídeo, áudio e metadados viajem por uma rede padrão em tempo real. O conteúdo da tela do PC geralmente é exibido de forma proeminente com as fotos do palestrante incorporadas ao lado ou colocadas em uma transição com um apagamento.
Além disso, a sala de subcontrole adjacente à sala de treinamento tem um pequeno estúdio anexado a ela, equipado com pano de fundo verde para composição de vídeo chroma key, e fornece a capacidade de produzir materiais de treinamento simples.
“Já se passaram cerca de seis anos desde a introdução do modelo anterior, e conseguimos treinar de um a dois funcionários de cada departamento para usar o TriCaster. No próprio Iidabashi Studio, temos mais de dez pessoas que podem operá-lo”, de acordo com o Sr. Kanamori.
Já se passou mais de um ano desde que o mais recente modelo tudo em um, o TriCaster TC1, foi introduzido. "(Tendo visto a superfície de controle), fiquei um pouco intimidado no início, mas apenas seis ou sete teclas são realmente usadas", continuou Kanamori. “Cada operador responsável usa um conjunto de teclas ligeiramente diferente, então cada um de nós tem o arranjo de teclas preferido salvo na memória.”
O outro sistema TriCaster TC1 no Iidabashi Studio foi designado como o sistema portátil e está disponível para uso ao gravar em locais diferentes da sala de treinamento.
Entregue comentários dos melhores instrutores para 10.000 pessoas em todo o país
Os vídeos de treinamento fornecidos pela TKC National Federation têm sido extremamente populares entre seus membros.
“Mais de 10.000 membros podem assistir a palestras de especialistas de primeira classe”, disse Kanamori. “Muitos de nossos membros estão usando ativamente esse serviço para receber informações oportunas sobre mudanças recentes na lei e emendas institucionais de maneira fácil de entender por meio de vídeo.”
Um membro que usa o serviço, o Sr. Yusuke Baba, um contador fiscal do Gabinete Baba Yoshio, disse: “Sou grato por poder assistir aos vídeos sob demanda a qualquer hora e quantas vezes quiser. Também é possível imprimir os materiais usados nos vídeos, e o próprio formato de vídeo os torna fáceis de entender.”
A Federação Nacional da TKC defende o treinamento ao longo da vida para os contadores fiscais manterem e melhorarem sua competência profissional e aumentarem a eficácia geral de seus escritórios de contabilidade. O fato de essas horas de treinamento sob demanda também contarem para as 54 horas de treinamento por ano estipuladas nas regras da federação, sem dúvida, contribui para o aumento do uso do programa.
“À medida que o Japão se esforça para superar o desastre da covid-19 como nação, ter uma infraestrutura para fornecer informações rapidamente aos nossos membros, que por sua vez são fundamentais para fortalecer as pequenas e médias empresas, tem sido extremamente significativo. Mais uma vez, acho que foi uma boa ideia ter introduzido o TriCaster desde o início”, acrescentou Kanamori.
“Muitas pessoas pensam que estamos fazendo um trabalho muito avançado, mas, na realidade, como mencionado anteriormente, apenas seis ou sete teclas são usadas durante a operação”, disse Kanamori. “Somos apoiados em parte pela funcionalidade do TriCaster, mas se as pessoas perceberem que podemos produzir vídeo nesse nível, talvez mais e mais empresas comecem a utilizar o vídeo como nós.”
Corporação TKC
- Sediada na cidade de Utsunomiya, Japão
Federação nacional TKC
- Associação comercial profissional de contadores fiscais certificados
- Associação voluntária
- Iniciado pela TKC Corporation
Objetivos empresariais e filosofia básica
- O interesse próprio está na realização do interesse dos outros
- Realização da justiça na tributação
- Cumprimento perfeito do dever do contador fiscal
- Apoio ao sustento e desenvolvimento de pequenas e médias empresas
- Reforçar a base de gestão das firmas-membro da TKC
- Utilização completa do sistema TKC
- Iluminação mútua, ajuda e amizade entre os membros
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